[20.4.2021] Fallen Mitarbeiter aus, müssen Führungskräfte schnell reagieren: Aufgaben sind umzuverteilen und Fristen im Blick zu behalten. Das gelingt umso besser, je genauer die Aufgaben und Arbeitsweisen des Mitarbeiters bekannt sind. Ein Tool der Projekt:Unternehmensberatung (projektdp) liefert diese Informationen per Knopfdruck.

Mitarbeiter sind der Garant funktionierender Geschäftsprozesse. Insofern ist es im Notfall – etwa bei Krankheit – für Führungskräfte essenziell, zu wissen, mit welchen Aufgaben der betreffende Mitarbeiter betraut ist, welche Fristen zu beachten sind, in welchen Projekten er arbeitet oder welche IT-Plattformen er im Arbeitsalltag nutzt. Damit Unternehmen hier schnell reagieren können, hat die Projekt:Unternehmensberatung (projektdp) ein ORGA-MAN Add-on zum Kernmodul prozessorga entwickelt. Damit können laut projektdp Prozess- und Mitarbeiterinformationen gezielt miteinander kombiniert werden. „Sobald Mitarbeiter ausfallen oder das Unternehmen verlassen sind die Verantwortlichen umgehend gefordert, notwendige Schritte einzuleiten, um den reibungslosen Verlauf der Geschäftsprozesse weiter zu gewährleisten“, sagt projektdp-Geschäftsführer Stefan Biesalski. „Sie müssen sich beispielsweise um die unverzügliche Initiierung einer Stellvertretung oder die angepasste Aufgabenverteilung innerhalb des Teams kümmern.“

Detaillierter Blick

Um den Führungskräften hier ein schlagkräftiges Tool an die Hand geben zu können, wurde das Add-on „personal“ entwickelt. Mit ihm erhalten die Verantwortlichen einen detaillierten Blick auf die Prozesse und Aufgaben ihrer Mitarbeiter, heißt es vonseiten des Anbieters. Probleme und Risiken bei Personalausfall lassen sich damit minimieren und frühzeitig identifizieren. Der Vorgesetzte erhalte umfassende Informationen zu den Prozessen und Aufgaben, in die der ausgefallene Mitarbeiter eingebunden ist, wird über einzuhaltende Fristen informiert und erfährt um die eingesetzten IT-Systeme oder Internet-Portale. „Und das Schöne ist“, ergänzt Stefan Biesalski, „das System stellt diese Informationen aufgrund der bisher erfassten Informationen automatisiert zusammen. Die Aufgabe von ORGA-MAN ist es, diese Daten zu identifizieren und geschickt miteinander zu kombinieren. So entsteht unter anderem für die Personalabteilung eine Art Hubschrauberperspektive: Alle relevanten Daten des Mitarbeiters, wie beispielsweise Verantwortlichkeiten für Prozesse, Projekte oder Verträge, stehen quasi per Knopfdruck zur Verfügung.“

Offene Kommunikationskultur

Christina Ribbrock, Senior Beraterin bei projektdp führt aus: „Dabei ist es uns wichtig, sowohl den Betriebsrat als auch die Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot zu holen, um von Anfang an für Transparenz zu sorgen und anstatt von Geheimniskrämerei eine offene Kommunikationskultur zu pflegen.“ Als äußerst hilfreich erweise sich zum Beispiel die hierarchische Altersstrukturanalyse und das Personalcockpit, teilt das Beratungsunternehmen mit. Diese Features erlauben sowohl einen Blick in die Gegenwart als auch in die Zukunft und unterstützen so die strategische Personalplanung. Die Personalabteilung könne mit diesen Werkzeugen wertvolle Informationen aus den bereits erfassten Prozessinformationen ableiten und jederzeit für die eigene Arbeit nutzen. (co)

https://www.projektdp.de

Stichwörter: Informationstechnik, Projekt:Unternehmensberatung, Prozess-Management, Mitarbeiter-Management

Bildquelle: Projekt:Unternehmensberatung GmbH