[5.7.2019] Die Stadtwerke Schüttorf-Emsbüren setzen auch in der Verwaltung auf umweltfreundliche Lösungen. Mit dem Sitzungsmanagement-System der Firma Sternberg soll neben Kosten und Zeit auch Papier gespart werden.

Während Politik und Gesellschaft über die Folgen des Klimawandels und mögliche Strategien zu seiner Bekämpfung diskutieren, setzen die Stadt Schüttorf und die Gemeinde Emsbüren in Niedersachsen schon lange auf erneuerbare Energien. Im Mittelpunkt stehen dabei die Stadtwerke Schüttorf-Emsbüren (SWSE) und der Trink- und Abwasserverband Bad Bentheim, Schüttorf, Salzbergen und Emsbüren (TAV).
Die Stadtwerke beziehen ihren Strom schon seit Jahren zu 100 Prozent von skandinavischen Wasserwerken ohne dabei den Bürgern zusätzliche Kosten zuzumuten. Außerdem investiert das Unternehmen in regenerative Projekte wie Blockheizkraftwerke sowie Windkraft- und Photovoltaikanlagen für eine nachhaltige Stromerzeugung.
Auf die Kraft der Natur setzt auch der TAV. Das Trinkwasser kommt aus der Region und wird mit einem rund 570 Kilometer langen Trinkwassernetz verteilt. Das vom TAV betriebene Kanalnetz hat einen Umfang von 415 Kilometern. Bei den Stadtwerken arbeiten 58 Angestellte, beim TAV sind 37 Mitarbeiter tätig.

Kosten einsparen

Beide Unternehmen organisieren und vereinbaren für die verschiedenen Gremien rund 20 Sitzungen im Jahr. Dabei wurden sämtliche Dokumente wie Einladungen, Protokolle und Anlagen per Post an die Sitzungsteilnehmer verschickt. Die Folgen beschreibt Astrid Midden, Assistentin der Geschäftsführung der SWSE, wie folgt: „Die Erstellung und der Versand der Einladungen mit den entsprechenden Dokumenten im Anhang per Post haben jede Menge Zeit und Ressourcen in Anspruch genommen. Allein die Druckerpatronen, das Papier und der postalische Versand haben in Summe hohe Kosten verursacht.“
Ein neues Sitzungsmanagement-System (Sitzungsdienst und Gremieninfosystem) sollte aber nicht nur Kosten und Zeit einsparen, sondern auch eine Schnittstelle zu den Stadtverwaltungen bilden, die bereits mit einem digitalen System arbeiten. „Bei unserer Recherche suchten wir nach einem System, das durch Flexibilität und einen hohen Funktionsumfang überzeugt“, erklärt Astrid Midden. „Der Einsatz des Systems in der Praxis sollte gleichzeitig möglichst intuitiv ablaufen und keine langen Einarbeitungszeiten bei den Mitarbeitern verursachen.“ Auch die Kosten für das System sollten in einem akzeptablen Rahmen bleiben. Fündig wurden die Unternehmen bei dem Bielefelder Software-Hersteller Sternberg.

Vielfältige Ansprüche

Der Anbieter hatte bereits in einigen Nachbargemeinden seine Lösung SD.NET installiert und wurde von den Anwendern in den jeweiligen Gemeinden und Verbänden weiterempfohlen. „Die Einrichtung des Systems lief sehr unproblematisch ab, Abstimmungstermine waren jederzeit auch kurzfristig möglich und der Kontakt zwischen unseren Organisationen und Sternberg war stets freundlich und produktiv. Zudem nimmt das Unternehmen Verbesserungsvorschläge an und kommt dem Kunden sehr entgegen“, berichtet Midden. Hilfreich sei auch der Service über die Sternberg-Hotline.
Nach der Umstellung auf die Lösung SD.NET konnten sämtliche Abläufe digitalisiert werden. Die Lösung unterstützt unter anderem die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, die Abrechnung der Sitzungsgelder sowie die transparente Veröffentlichung der Unterlagen und Beschlüsse im Internet, Intranet und im Gremieninfosystem SD.NET RIM. Der modulare Aufbau der Software erlaubt zudem einen bedarfsgerechten Einsatz entsprechend der Größe und der Anforderungen des Kunden.

Ein erstes Resümee

Die Stadtwerke Schüttorf-Emsbüren und der Trink- und Abwasserverband Bad Bentheim, Schüttorf, Salzbergen und Emsbüren haben SD.NET mit dem Grundmodul und der dazugehörigen iRICH-App nun seit rund einem halben Jahr im Einsatz und können ein erstes positives Fazit ziehen. „Die Flexibilität und der Funktionsumfang der einzelnen Module haben sicherlich den Ausschlag bei der Entscheidung für das System gegeben“, sagt der Prokurist Hartmut Klokkers. „Besonders die App ist sehr ausgereift, verfügt über ein ansprechendes Layout und hebt sich dadurch positiv gegenüber anderen Anbietern ab.“ Dagegen sei die WinRich-Version in Bezug auf das Layout noch verbesserungsfähig – auch wenn die Software von vielen Sitzungsteilnehmern sehr gut angenommen werde.
Und wie verhält es sich mit den Ressourceneinsparungen? „Bislang fehlen uns belastbare Zahlen, die die tatsächlichen Kosteneinsparungen belegen. Bis auf ein Gremium sind alle Sitzungsmitglieder geschult und bei Teilnehmern, die bereits zuvor mit digitalen Systemen gearbeitet haben, war eine Anleitung per Mail sogar ausreichend“, sagt Astrid Midden. „Die Arbeitserleichterung ist durch den Einsatz des neuen Systems aber definitiv da, und wir haben die Entscheidung für SD.NET noch keinen Tag bereut. Das Umstellen auf smarte digitale Systeme ist heute fast so leicht wie das Bedienen einer App auf dem Smartphone. Man braucht sich nicht vor dem digitalen Wandel zu fürchten; es wird fast alles leichter und transparenter.“

Christina Haye-Warfelmann ist Assistenz der Geschäftsführung des Trink- und Abwasserverbands Bad Bentheim, Schüttorf, Salzbergen und Emsbüren.

https://www.ta-verband.de
https://www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist im Juni Sonderheft 2019 von stadt+werk zur Digitalisierung der Energiewirtschaft erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Informationstechnik, Stadtwerke Schüttorf-Emsbüren, Sternberg, Sitzungsdienst

Bildquelle: Stadtwerke Schüttorf-Emsbüren