ReckeSoftware für Energie-Management

Rund eine Million D-Mark für Energiekosten – eine erstmals durchgeführte Energiebetrachtung Ende der 1990er-Jahre war der Startschuss für ein konsequentes Energie-Management in der im nördlichen Münsterland gelegenen nordrhein-westfälischen Gemeinde Recke. Erste Zählererfassungen der Energierechnungen in Excel-Tabellen sowie ein Energiegutachten durch ein externes Büro mündeten im Jahr 2003 in der Entscheidung für ein Software-gestütztes Liegenschafts- und Gebäude-Management. Die Hauptanforderungen an das System waren dabei die maßnahmengerechte Buchungsmöglichkeit und Funktionen für Energie-Controlling, Energieausweis und Energiebericht. Konnten die Facility Management (FM) Tools der Firma Infoma, die sich ihrerseits noch in der Prüfungsphase mit verschiedenen anderen Systeme befanden, die Verantwortlichen bereits mit den gewünschten Leistungen überzeugen, gab den letztendlichen Ausschlag die Access-Datenbank des Verfahrens. Genutzt werden die im Jahr 2012 von Infoma übernommenen FM-Tools zwischenzeitlich von drei Mitarbeitern aus dem Gebäude-Management des Fachbereichs III Planen, Bauen, Umwelt und Sport sowie weiteren acht Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung, die in dem Programm Rechnungen erfassen, buchen oder Auswertungen für Biogasanlagen (BGA)-Objekte erstellen. Die Nutzung erfolgt zu aller Zufriedenheit, wie der für administrative Aufgaben zuständige Verwaltungsfachwirt Christian Struffert bestätigt: „Die Software erleichtert uns die Arbeit sehr. Wir haben keine doppelte Datenhaltung mehr, können alles schnell ab- und auslesen, müssen keine Excel-Listen mehr zusammenführen, haben die Möglichkeit, Berichte und unterjährige Auswertungen zu erstellen und können vor allem konkret darstellen, wie teuer eine Maßnahme letztendlich war.“

Vielfältiger Nutzen

Für die positive Resonanz in Recke sorgen zahlreiche Leistungsmerkmale der Lösung, die einen hohen Nutzungsgrad bieten, darunter die Abbildung aller Energieverbrauchsstellen, der Strukturüberblick über die Zählereinrichtungen sowie die Erfassung aller Energierechnungen seit dem Jahr 1999. Ebenfalls sehr nützlich sind die Erfassung der eigenen Zählerablesungen, die Erstellung eines jährlichen Energieberichts oder die Verbrauchsauswertung der Energiedaten. Darüber hinaus helfen die FM-Tools bei der Erledigung der Nebenkostenabrechnung, der objektbezogenen Kostenabrechnung sowie der Buchung gleicher Rechnungen über Stapelverarbeitung. Dabei bieten sie Schnittstellen in die Finanz-Software und in das Dokumenten-Management-System (DMS) und unterstützen bei der Systemauswertung für die gemeindlichen BGA-Objekte. Insbesondere die Nebenkostenabrechnung und das Energie-Management sorgen für die gewünschte Effizienz bei den Arbeitsabläufen. So werden die Energierechnungen erfasst, direkt gebucht und per Schnittstelle an das doppische Finanzverfahren weitergegeben. „Der Vorteil ist, dass wir diese erfassten Energiedaten anschließend für die Nebenkostenabrechnung sowie die Erzeugung von Energieberichten und Energieausweisen weiter benutzen können. Damit ist keine doppelte Datenhaltung mehr nötig“, erläutert Christian Struffert. „Und aufgrund der monatlichen, von uns ausgewerteten Zählerablesung können wir die Nebenkostenabrechnung für die entsprechenden Gebäude mit wenigen Mausklicks durchführen.“ Wie sinnvoll ein konsequentes Energie-Management ist, macht das Beispiel des jährlichen Energieberichts deutlich. Erstellt werden jeweils ein Einzelbericht für die 26 zu verwaltenden öffentlichen Gebäude – Schulen, Sporteinrichtungen, Verwaltungs- und technische Gebäude und die neue Windenergieanlage – sowie ein Sammelbericht für alle Gebäude einschließlich der 19 Abwasserpumpstationen. Grafische Darstellungen erlauben eine schnelle Übersicht über die Energieverbräuche und Kosten, sodass sich Ausreißer auf einen Blick zeigen und gleich der Frage „Warum ist der Energieverbrauch hier so hoch?“ nachgegangen werden kann. Struffert erläutert: „Beispielsweise haben wir aufgrund des Energieberichts einiges an der Kläranlage umgestellt, um so genannte Lastspitzen zu vermeiden. Anhand des Berichts sehen wir aber auch, wo Sanierungsbedarf an den gemeindlichen Gebäuden besteht und wo sich etwas einsparen lässt. So haben wir unter anderem festgestellt, dass die Fassade des Hallenbads wärmetechnisch sanierungsbedürftig war. Mithilfe der Förderung des Konjunkturpakets II konnten wir 2010 die Fassade erneuern und sparen nun 30 Prozent Energie ein.“

Die Öffentlichkeit informieren

Den Nutzen des Energieberichts macht Struffert aber nicht nur an den erzielten Kostenreduzierungen fest. Vielmehr sieht der Verwaltungsfachwirt noch andere positive Effekte. So dient der Bericht auch dazu, Politik und Öffentlichkeit zu informieren sowie die Arbeit der Verwaltung zu verdeutlichen. Darüber hinaus bieten unter anderem die kontinuierliche Darstellung des Energieeinsatzes, die Vergleichbarkeit der Heizenergieverbräuche durch eine Witterungsbereinigung, die Betrachtung auf ein Referenzjahr sowie der Überblick über Emissionen die Grundlagen für ein zielgerichtetes Handeln.Dazu gehört für Struffert auch ein Rechnungseingangsbuch mit automatischer Schnittstelle, um die Rechnungen über eine Excel-Tabelle einlesen zu können. „Hier sind wir allerdings noch mit Infoma im Gespräch, da das Rechnungseingangsbuch der FM-Tools zwar eine bestimmte Zahl an Rechnungen auf dem gleichen Untersachkonto buchen kann, wir aber beispielsweise 20 Rechnungen auf 20 verschiedenen Untersachkonten haben“, so der Verwaltungsfachwirt. Die künftigen Planungen des Fachbereichs sehen bereits einen weiteren Ausbau der FM-Tools vor. So stehen die Einbindung des Raumreservierungsmanagements (RRM) in den Arbeitsalltag sowie die Abrechnung von Nutzungsentgelten über das RRM-Modul der FM-Tools ganz oben auf der Agenda. Noch in die Kategorie Zukunftsmusik gehört für Christian Struffert die Möglichkeit, Zählerablesungen mobil zu erfassen und automatisch ins System zu übergeben. Die Anbindung der FM-Tools an eine zentrale Gebäudeleittechnik und die Heizungssteuerung über das RRM sind jedoch ebenso Teil seiner Wunschliste wie eine Ausreißer-Funktion direkt bei der Zählererfassung. Und damit trägt der Verwaltungsfachwirt seinem Leitmotiv für eine effiziente Software-Anwendung einmal mehr Rechnung: „Das Einsetzen einer Software-Lösung sollte als ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess verstanden werden, der in die Organisationsstruktur der Verwaltung eingebunden ist und aus dem heraus Möglichkeiten zur Vereinfachung der Ablauforganisation gesucht werden.“ Ein Prinzip, das im Bereich Gebäude-Management der Gemeinde Recke mit den FM-Tools bereits erfolgreich umgesetzt werden konnte.